blog@CL: เปลี่ยนความรู้ฝังแน่นเป็นความรู้สู่สาธารณะ

การบริหารงานห้องสมุดมหาวิทยาลัย

 

การบริหารงาน ในห้องสมุดมหาวิทยาลัย แต่ละแห่งจะไม่เหมือนกันทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเงื่อนไข สถานภาพ และปัจจัยต่างๆ ของห้องสมุดมหาวิทยาลัย การบริหารงานของห้องสมุดมหาวิทยาลัยมีการนำทฤษฎีหลายทฤษฎีมาประยุกต์ใช้มาปรับเปลี่ยนให้เหมาะสมเพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุด และบรรลุเป้าหมายของหน่วยงาน ห้องสมุดมหาวิทยาลัย จะมีระบบบริหารงานออกเป็น 2 ระบบ (สายสุดา คชเสนี 2530 : 33-34)

 1. ระบบบริหารแบบรวมอำนาจไว้ในศูนย์กลาง (Administrative Centralization) หอสมุดกลางเป็นศูนย์กลางในการจัดซื้อ การทำบัตรรายการ การจัดหมู่หนังสือ การดำเนินงานด้านเทคนิคต่างๆ ตลอดจนการเตรียมหนังสือออกให้ยืมให้แก่ห้องสมุดทุกแห่งของมหาวิทยาลัย ห้องสมุดเหล่านั้น จะมีหน้าที่เพียงให้บริการแก่ผู้ใช้ห้องสมุดเท่านั้น เช่น สำนักหอสมุดกลางมหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์

ข้อดีของการบริหารงานแบบรวมอำนาจไว้ในศูนย์กลาง มีดังนี้

1. ประหยัดงบประมาณในการจัดหาทรัพยากร และลดความ ซ้ำซ้อนในการจัดหา

2. ประหยัดบุคลากรเพราะไม่ต้องแบ่งคนไปทำงานในที่ต่าง ๆ ตามคณะ หรือห้องสมุดอื่นๆ

3.ลดความซ้ำซ้อนในการดำเนินการกับทรัพยากรสารสนเทศ

4.สะดวกในการควบคุม และการบริหารงาน

5.ช่วยให้ควบคุมทรัพยากรสารสนเทศที่หายาก หรือมีจำน้อยฉบับไม่ให้ถูกกำจัดสูญหายไปได้ เพราะมีเครื่องมือคือสหบัตรสำหรับใช้ควบคุม

6. การจัดซื้อทรัพยากรสารสนเทศจำนวนมากๆ จะทำให้ได้ลดราคาพิเศษ หรือมีอำนาจในการต่อรองมาก

7. การให้ศูนย์รวมดำเนินงานด้านเทคนิค จะทำให้หน่วยงานที่ทำหน้าที่บริการสารสนเทศเพียงอย่างเดียวมีเวลาให้บริการและสามารถให้บริการอย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

ข้อเสียของการบริหารงานแบบรวมอำนาจไว้ในศูนย์กลาง มีดังนี้

1. ทำให้เกิดความล่าช้าในการตัดสินใจ เช่นห้องสมุดหลายแห่งที่อยู่ภายใต้สังกัดเดียวกัน แต่ละแห่งอาจตั้งอยู่ห่างไกลกัน อาจทำให้เกิดความล่าช้าในการติดต่อสื่อสาร

2. ทำให้เกิดปัญหา ในเรื่องการจัดเตรียมทรัพยากรสารสนเทศไม่ทันให้บริการ

3. ทำให้เกิดปัญหาเกี่ยวกับการไม่สามารถให้บริการให้ตรงกับความต้องการของผู้ใช้บริการ และไม่ทันต่อความต้องการของผู้ใช้บริการ

2. ระบบการบริหารงานแบบกระจายอำนาจ (Decentralization) สามารถจำแนกได้ 2 ลักษณะ ดังนี้ (นวนิตย์ อินทรามะ 2535 : 358)

(2.1) ระบบการบริหารงานแบบกระจายอำนาจแบบประสาน (Co-ordinate decentralization) ได้แก่ ห้องสมุดมหาวิทยาลัยที่มีห้องสมุดหลายแห่งแต่ภายใต้สังกัดเดียวกัน มีอำนาจหน้าที่เป็นอิสระต่อกัน แต่มีข้อตกลงร่วมมือกันอย่างใกล้ชิดเพื่อส่งเสริมให้บริการต่างๆ มีประสิทธิภาพ การร่วมมืออาจได้แก่ ร่วมมือในการทำบัตรรายการ ด้านสหบัตร ด้านการจัดทำดรรชนี หรือการใช้ทรัพยากรสารสนเทศร่วมกัน เช่น สถาบันวิทยบริการจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัยที่มีทั้งห้องสมุดกลาง ห้องสมุดคณะ ซึ่งแต่ละคณะก็มีอำนาจหน้าที่ในการบริหารงานมีงบประมาณเป็นของตนเอง แต่ห้องสมุดต่างๆ เหล่านี้ ก็จะมีความร่วมมือกันในการให้บริการสารสนเทศ เป็นต้น

(2.2) ระบบการบริหารงานแบบกระจายอำนาจเพียงบางส่วน (Partial decentralization) ได้แก่ ห้องสมุดมหาวิทยาลัยที่ขึ้นกับศูนย์กลาง หรือห้องสมุดกลาง แต่การบริหารงานในบางเรื่องอาจจะแยกกันบริหารแต่บางเรื่องอาจจะบริหารงานด้วยกัน

ข้อดีของระบบการบริหารงานแบบกระจายอำนาจ มีดังนี้

1.สามารถให้บริการตอบสนองต่อความต้องการ ของผู้ใช้บริการได้อย่างรวดเร็ว

2. ทำให้เกิดความรวดเร็วในการตัดสินใจ

3. ทำให้เกิดเอกภาพในการทำงาน

4. เพื่ออำนวยความสะดวกให้กับผู้ใช้บริการมากยิ่งขึ้น

5. การจัดหาทรัพยากรสารสนเทศสามารถคัดเลือกได้ตรงกับความต้องการของผู้ใช้บริการ เพราะผู้คัดเลือกจะมีความชำนาญในสาขาวิชาเฉพาะนั้นและอยู่ใกล้ชิดกับผู้ใช้บริการ

6. การบริหารงานและการตัดสินใจในเรื่องต่างๆ สามารถทำได้รวดเร็วไม่ต้องเสนอตามขั้นตอนสายการบังคับบัญชา

7. ผู้ใช้ในห้องสมุดแต่ละแห่ง จะมีความรู้สึกว่าเป็นเจ้าของห้องสมุดและให้ความร่วมมือกับห้องสมุด

ข้อเสียของระบบการบริหารงานแบบกระจายอำนาจ มีดังนี้

1. จำนวนบุคลากรจะต้องมีมากขึ้นโดยไม่จำเป็น

2. ทำให้เกิดความซ้ำซ้อนในการจัดหาทรัพยากรสารสนเทศ

3. สิ้นเปลืองเวลา และแรงงานในการจัดเตรียมสารสนเทศเพื่อให้พร้อมที่จะใช้

…จากรูปแบบการบริหารงานทั้งสองแบบ ได้แก่แบบกระจายอำนาจ และแบบรวมอำนาจเมื่อพิจารณาแล้วจะเห็นว่าทั้งสองแบบต่างมีข้อดีและข้อเสีย ดังนั้นในทางปฏิบัติจริงๆ ห้องสมุดมหาวิทยาลัยไม่จำเป็นที่จะต้องผูกขาด หรือกำหนดให้ห้องสมุดต้องยึดรูปแบบการบริหารงานเพียงรูปแบบเดียว แต่สามารถเลือกระบบการบริหารงานทั้งสองแบบมาประยุกต์ใช้ได้ ให้เหมาะกับสภาพและความจำเป็นของห้องสมุดแต่ละแห่ง เพราะห้องสมุดมหาวิทยาลัยแต่ละแห่งย่อมมีความพร้อม ศักยภาพและสถานภาพ หรือเงื่อนไขแตกต่างกัน เพราะฉะนั้นการบริหารงานก็ควรที่จะเลือกรูปแบบและผสมผสานให้เหมาะสม เพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดในการทำงาน แต่ในการเลือกรูปแบบควรคำนึงถึงปัจจัย ดังต่อไปนี้

1. ลักษณะทางภูมิศาสตร์ เช่น ห้องสมุดแต่ละแห่งในสังกัดอยู่ห่างไกลกันมากไม่สามารถติดต่อกันได้สะดวก อาจเลือกแบบแบ่งตามสถานที่ตั้งเป็นต้น

2. งบประมาณ ถ้าห้องสมุดมีงบประมาณจำกัดควรใช้ระบบบริหารงานแบบศูนย์รวม แต่ถ้ามุ่งเน้นความสะดวกของผู้ใช้ และสถาบันมีงบประมาณเพียงพอ ก็ควรเลือกแบบกระจายอำนาจ

3. บุคลากรที่มีคุณวุฒิเหมาะสม และมีจำนวนเพียงพอแก่การตัดสินใจก็ควรจะเลือกแบบกระจายอำนาจ

4. เทคโนโลยีที่มีอยู่ หากมีจำกัดอาจเลือกบริหารงานแบบรวมอำนาจถ้ามีจำนวนมากเพียงพอ และมีประสิทธิภาพดี อาจเลือกการบริหารงานแบบกระจายอำนาจก็ได้

5. วัตถุประสงค์และนโยบายของมหาวิทยาลัยจะเป็นตัวชี้ หรือเป็นเครื่องตัดสินใจว่าควรจะเลือกบริหารงานแบบใด เพื่อให้สอดคล้องกับการทำงานของมหาวิทยาลัย และตอบสนองต่อนโยบายของมหาวิทยาลัย

———————————–

อ้างอิง

การบริหารงาห้องสมุดมหาวิทยาลัย. (2545). ค้นเมื่อ 18 มีนาคม 2556, จาก http://library.uru.ac.th/webdb/images/library3.html

ศิริพร ศรีเชลียง. (2542). เอกสารประกอบการสอนวิชาห้องสมุดมหาวิทยาลัย. พิมพ์ครั้งที่ 3. ปทุมธานี : สถาบันราชภัฎเพชรบุรีวิทยาลงกรณ์.

  • Blogger Post
  • Twitter
  • StumbleUpon
  • Google Buzz
  • Facebook
  • Share/Bookmark