blog@CL: เปลี่ยนความรู้ฝังแน่นเป็นความรู้สู่สาธารณะ

Create List ในระบบห้องสมุดอัตโนมัติ …. ช่วยในการขนย้ายทรัพยากรสารนิเทศได้จริงหรือ!

ตามที่สำนักหอสมุดกลาง … ได้รับจัดสรรงบประมาณในการจัดสร้างอาคารใหม่ เพื่อรองรับทรัพยากรสารนิเทศจำนวนประมาณ ๔๐๐,๐๐๐ เล่ม และการจัดให้มีบริการที่หลากหลายเพื่อให้ตรงใจและตรงกับความต้องการของผู้ใช้บริการ …  โจทย์หลักในการทำงานการขนย้าย? ทำอย่างไรที่ง่าย สะดวก รวดเร็ว ลดเวลาและีต้องมีประสิทธิภาพด้วย  ….  เพื่อใช้ในการการคำนวณและจัดเก็บจำนวนทรัพยากรสารนิเทศห้องสมุดที่มีอยู่ในทั้งห้องสมุดอาคารเฉลิมพระเกียรติ และห้องสมุดคณะ กัับพื้นที่ที่ให้บริการทั้งสองอาคารให้พอเหมาะ และสอดคล้องกับหมวดหมู่หนังสือภาษาไทย และภาษาต่างประเทศ ทั้งนี้การจัดวางทรัพยากรสารนิเทศยังต้องคำนึงถึงประเภทผู้ใช้บริการได้แก่  นักศึกษา อาจารย์ และนักวิจัยในแต่ละคณะด้วย ..  ผลที่ได้คือไม่ต้องไปสำรวจตัวเล่มที่ชั้น ไม่ต้องนับจำนวนหนังสือในแต่ละหมวดให้เสียเวลา …  โดยการใช้ระบบห้องสมุดอัตโนมัติโปรแกรม Millennium จากคำสั่ง Create List  ในการบริหารจัดการข้อมูลทรัพยากรสารนิเทศที่มีอยู่อย่างมหาศาลได้อย่างง่ายดาย…  ใช้ทำอะไรบ้าง 

(๑) เพื่อจัดเก็บจำนวนหนังสือทั่วไป  หนังสืออ้างอิง นวนิยาย เรื่องสั้น วารสาร วิทยานิพนธ์ และปริญญานิพนธ์ แยกประเภทออกเป็นหนังสือภาษาไทย และภาษาต่างประเทศ เพื่อนำมากำหนดการจัดวางทรัพยากรสารนิเทศห้องสมุด ในแต่ละประเภทในแต่ละพื้นที่ได้อย่างลงตัวมากที่สุดเท่าที่จะทำได้

(๒) เพื่อจัดเก็บจำนวนทรัพยากรสารนิเทศในการทำแผนขนย้ายทรัพยากรสารนิเทศประจำปีงบประมาณ ๒๕๕๗ เพื่อเสนอให้ผู้บริหารเห็นชอบ

(๓) เพื่อเปลี่ยนสถานภาพทรัพยากรสารนิเทศเป็น “ขนย้าย” ในระบบการสืบค้นผ่าน WebOPAC แจ้งให้ผู้ใช้บริการทราบ

(๔) เพื่อดำเนินการจัดทำหนังสือ Store room ตามประกาศการคัดหนังสือเพื่อจัดเก็บของสำนักหอสมุดกลาง (ได้ดำเนินการแล้ว ก่อนการทำแผนการขนย้าย)

(๕) เพื่อใช้คำนวณหมวดหมู่ในการจัดทำป้ายหน้าชั้น (รายการนี้ได้ความอนุเคราะห์จากอัญชลี พิจารณาช่วยดำเนินการให้)

(๖) เำื่พื่อจัดเก็บข้อมูลสมาชิกห้องสมุดในแง่ที่อาจกระทบในช่วงการขนย้าย เช่น การเปลี่ยนวันกำหนดส่ง เป็นต้น

(๗) ยังมีื่อื่นๆ อีกมากมายที่ Create List ทำได้ตามต้องการ

แต่ทั้งนี้การจัดเก็บข้อมูลเพื่อแก้ไข เปลี่ยนแปลง … งานบริการสารนิเทศต้องรายงานและแจ้ง Admin system ผู้ดูแลระบบห้องสมุดอัตโนมัติ งานเทคโนโลยีสารนิเทศ  สำนักหอสมุดกลางทุกครั้ง  เพื่อควบคุมดูแลความเรียบร้อยให้ค่ะ ….

การเข้าถึงและการใช้คำสั่งทางจากเลือก Create List …..

จากโปรแกรม MILLENNIUM จากเมนูหลัก Circulation Desk > Create List > เลือก File ตาม Record ที่จัดเก็บมากหรือน้อย > Search  Records > Review file name (ตั้งชื่อไฟล์ให้สอดคล้องกับเนื้อหาที่จัดเก็บ) > Store record type  > เลือก ITEM (เพื่อเลือกการเก็บข้อมูลหนังสือโดยนับเป็นจำนวนเล่ม)  ตาม Term ต่างๆ ดังนี้

  • Term 1 > Type เลือก ITEM > Field  = (equal to) > LOCATION (สถานที่ห้องสมุด) > Condition = > Value A = ma (เลือกตามสถานที่ห้องสมุด เช่น ma หนังสือทั่วไปห้องสมุดอาคารเฉลิมพระเกียรติ en หนังสือทั่วไปห้องสมุดคณะวิศวกรรมศาสตร์ id หนังสือทั่วไปห้องสมุดคณะครุศาสตร์อุตสหากรรม เป็นต้น
  • Term 2 > Type = BIBLIOGRAPHIC > Field  > = (equal to) > Call (เลขเรียกหนังสือ) > Condition > W (Between)  > ให้กำหนดเลขหมู่หนังสือที่ต้องการให้สุ่มสำรวจ เช่น QA – QB หรือหมวดหมู่ต่างๆ ตามต้องการที่จัดเก็บ
  • Term 3  > Type = BIBLIOGRAPHIC  > Field = (equal to) >  LANG  = (equal to) > หนังสือทั่วไปภาษาไทยป้อน tha หนังสือทั่วไปภาษาต่างประเทศป้อน eng > Search > Start Searching on
  • คำสั่งมีการเปลี่ยนแปลงได้ตามความต้องการของเขตข้อมูล

วิธีการนำข้อมูลออกจากโปรแกรม MILLENNIUM เพื่อแปลงเป็น Text ไฟล์ จากเมนู Create List > เลือกไฟล์ที่จัดเก็บ > Export record

รายละเอียดวิธีการจัดทำดูที่ COP การจัดเรียงทรัพยากรสารนิเทศห้องสมุด …. ค่ะ

  • Blogger Post
  • Twitter
  • StumbleUpon
  • Google Buzz
  • Facebook
  • Share/Bookmark
  • Create list ทำได้เยอะเน๊าะ..ต้องลองใช่มั๊ยคะ

  • ตามลิงค์ CoP จัดเรียงไปค่ะ ตัวเล่มนำลงในงาน K-Sharing Day แล้ว
    http://blog.lib.kmitl.ac.th/?p=12616

  • ลิงค์รูปเล่ม การทำ Create List เพื่อ Store room ใช้หลักการเดียวกัน
    https://drive.google.com/file/d/0B9nS3JUKeIpPek5sU2Iya1J4elE/edit?usp=sharing

  • กรุณาใช้ create list เพื่อแก้ไขระเบียนในฐานข้อมูล วันละไม่เกิน 5,000 ระเบียนนะคะ ถ้ามากกว่านี้จะทำให้ transaction full ระบบล่มทั้งหมดค่ะ ขอบคุณค่ะ

  • อยากทราบคำสั่งเพื่อเปลี่ยนสถานภาพทรัพยากรสารนิเทศเป็น “ขนย้าย” ในระบบการสืบค้นผ่าน WebOPAC ค่ะ ขอบพระคุณค่ะ….^__^

    • tar_en ได้ข่าวว่าเปลี่ยน Status ทีละเล่ม กันพลาด ว่างั้น

  • -_-”

  • พี่ศรีแจ้งเรื่อง การเปลี่ยน Status เป็น Transfer(กำลังขนย้าย) ว่าหากต้่องการเปลี่ยนในระบบครั้งละมาก ๆ แต่ไม่เกิน 5,000 รายการ ให้ทำใส่ตะกร้าไว้ในระบบ และแจ้งให้พี่ศรีช่วยเปลี่ยนให้ค่ะ เพื่อสะดวกในการทำได้หลายรายการไม่ต้่องทำทีละเล่มนะคะ Create List ช่วยได้จริง